よはくのらくがき

2005年から社会人、2016年からフリーランス、色々働くを実験・実践中。気づいたこと考えたことをまとめていきます。

情報流通の技術

こんばんは。

今週は時間を取れず、ようやく今になって書いてます。

 

今回は、チームに流れる情報量、情報流通の技術、というテーマで書きます。

 

チームメンバーの多様化は、ここ数年で進んできているように思います。

雇用形態や、働く場所や、勤務の頻度・時間など。

そのチームで高い成果を出す上で、とても大事になってくるのが、

情報や知識の共有になってきます。

 

ですが、「情報流通の技術」については、チームによって大きくバラツキがあり、

未成熟かつ重要度に比べて発達してない分野だなぁと感じています。

(ワークスタイルが均質だった時は、「全部見ておけ」で済ませてた、済んでいたが、それでは通用しなくなってきたように思います)

(なお、「個人の情報収集力を高める」というアプローチもあるのですが、それはまた別の機会に書きます)

 

ポイントを以下の3つにまとめてみました。なお、順番にも意味があると考えています。

 

<目次>

①受け手のキャパシティを見積もり、流す情報の総量を決める
②流れてくる情報と取りにいく情報を使い分け、効果的に流す
③「伝えた」ではなく「伝わった」にする
 
 
①受け手のキャパシティを見積もり、流す情報の総量を決める
「全員が全部」情報をキャッチできていれば望ましいですが、情報量は多い傾向にありますし、キャッチアップにも手間はかかるので、全ての情報をキャッチするようにしていたら、物事は進みません。
そこで、受け手(チームの様々な構成メンバー)がどれだけの情報を、どれくらいのスピードであればキャッチアップできるのか、ということを、出来るだけ正確に見積もり、
その見積もりを元に、どれだけの情報を、どのように流通させるか、を定義し、
定義に沿って、情報を適切な形で流通させることが、まずは大事になってきます。
 
②流れてくる情報と取りにいく情報を使い分け、効果的に流す
次のポイントは、情報の届け方、です。
どこかにまとめて置いて、「見ておいてね」だけで情報が意図した通りに行き渡れば問題ないのですが、それほど簡単にはいきません。
(大体は、プロジェクトの中心に居る人ほど、プロジェクトについて持っている情報量も多く、理解度も情報感度も高いことが多いです)
 
重要なのは、「目を通してほしい情報は流す」ことと、「知りたい情報にアクセスできる状態を作る」ことの2点です。
(情報の対称・非対称については、組織のポリシーによります。フラットを志すのであれば、対称であればあるほど良いですが、そうとも限らない場合もありますので、目利きが重要になります)
 
「伝えた」ではなく「伝わった」にする
メンバーが多様なチームで起こりがちなのが、「伝えたつもり」のフラストレーションです。
受け手の感度やキャパシティにより、届く情報量は異なるので、
一度伝えた、伝えたつもりになっていたことが、伝わっていない、という事象は、
とても多くの場面で目にします。
(情報の重要度が人によって違う、ということもあります)

 

そこで効果的なのが、「伝わったかどうかを効果的に確認すること」です。

繰り返し発信する、理解の確認をする、本当に必要ならテストを行う、など。

 

「なかなか伝わりきらない」という前提に立つと、ストレスは少なくなります。

 

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もし、チーム内での情報量や知識量によるストレスがあれば、①〜③の順序で、

ぜひ見直してみてください。

 

少しでもお役に立ってたら幸いです!